长山基督教堂档案管理制度

长山基督教堂档案管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范长山基督教堂（以下简称“本堂”）档案管理工作，保障档案完整、安全、有效利用，真实记录本堂宗教活动与管理历程，依据《中华人民共和国档案法》《宗教事务条例》《宗教活动场所管理办法》及本堂民主管理组织规章等相关规定，结合本堂实际，制定本制度。

第二条核心原则

档案管理遵循统一领导、分级负责、集中管理、安全保密、规范利用的原则，坚持真实性、完整性、系统性，确保档案管理与本堂事工发展相适应。

第三条档案定义与范围

本制度所称档案，是指本堂在宗教活动、民主管理、教务事工、财务资产、安全管理、公益慈善等各项工作中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。主要包括：

1. 文书档案：各类规章制度、会议记录、决议文件、请示报告、备案材料、合同协议、表彰奖励等；

2. 教务档案：讲经讲道资料、圣礼登记册、信徒名册、慕道班培训资料、宗教活动方案及总结等；

3. 财务资产档案：财务报表、会计凭证、账簿、固定资产台账、捐赠记录、审计报告等；

4. 人员档案：教职人员、义工、民主管理组织成员的基本信息、资格审核、考核培训、任免记录等；

5. 安全管理档案：消防安全检查记录、应急演练资料、安全事故处置报告、隐患整改台账等；

6. 公益慈善档案：慈善活动方案、资金物资台账、受助对象资料、活动总结及公开信息等；

7. 声像电子档案：宗教活动、会议、培训、慈善活动等形成的照片、视频、录音、电子文档等；

8. 其他档案：房产资料、设施设备维护记录、往来信函、上级部门文件等。

第四条适用范围

本制度适用于本堂所有档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全流程管理，全体教职人员、工作人员、义工均需严格遵守。

第二章档案管理组织与职责

第五条管理主体

本堂档案工作由民主管理组织（以下简称“堂管会”）统一领导，指定行政后勤小组为档案管理责任部门，配备1-2名专（兼）职档案管理员，负责档案的日常管理工作。各专项工作小组指定专人担任档案联络员，负责本小组档案的收集、整理和移交。

第六条职责分工

（一）堂管会职责

1. 审定档案管理制度及相关细则，审批档案管理重大事项；

2. 保障档案管理所需经费、场地和设备，改善档案保管条件；

3. 监督检查档案管理制度的执行情况，确保档案安全完整；

4. 审批档案的鉴定、销毁及对外提供利用等重要事项。

（二）行政后勤小组及档案管理员职责

1. 负责制定档案管理工作细则，组织开展档案业务培训；

2. 负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、归档和保管；

3. 负责建立档案台账和检索系统，编制档案目录，方便查阅利用；

4. 负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防光、防高温等工作；

5. 负责档案的鉴定和销毁工作，按规定办理相关手续；

6. 负责档案的利用管理，审核查阅申请，办理查阅、复制手续；

7. 负责电子档案的备份、存储和安全管理，防止数据丢失或泄露。

（三）各专项工作小组及档案联络员职责

1. 负责收集本小组工作中形成的各类档案资料，及时整理并移交档案管理员；

2. 确保移交的档案资料真实、完整、规范，符合归档要求；

3. 协助档案管理员开展档案鉴定、利用等相关工作。

（四）全体人员职责

1. 在工作中形成的具有保存价值的文件资料，应及时交本小组档案联络员，不得私自留存或销毁；

2. 遵守档案管理规定，爱护档案资料，不得损坏、涂改、伪造档案；

3. 严格遵守档案保密规定，不得泄露档案中的敏感信息。

第三章档案收集与归档

第七条收集范围

各专项工作小组在以下工作中形成的资料，均需收集归档：

1. 各类规章制度、管理办法、工作方案、总结报告；

2. 会议记录、决议、纪要、签到表；

3. 各类登记册、台账、报表、凭证；

4. 请示、报告、批复、函件；

5. 培训资料、讲章、课件、学习笔记；

6. 活动照片、视频、录音；

7. 合同协议、备案材料、资质证明；

8. 上级部门下发的文件、通知。

第八条归档要求

1. 纸质档案：字迹清晰、纸张完好，使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用铅笔、圆珠笔；装订规范，页码齐全；

2. 声像档案：照片需注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人；视频、录音需注明录制时间、地点、内容、录制人，确保画面清晰、声音清楚；

3. 电子档案：存储格式规范，无病毒，附详细说明文档，包括文件名称、内容描述、形成时间、形成人等。

第九条归档时限

1. 日常档案：各专项工作小组应在工作完成后15个工作日内，将相关档案资料整理移交档案管理员；

2. 年度档案：每年年底前，各专项工作小组应将本年度形成的档案资料全部移交档案管理员，由档案管理员统一整理归档；

3. 重大活动档案：重大宗教活动、慈善活动、会议等结束后30个工作日内，将相关档案资料整理移交档案管理员。

第十条归档流程

1. 收集：档案联络员收集本小组档案资料，进行初步整理；

2. 移交：档案联络员填写《档案移交清单》，与档案管理员办理移交手续，双方签字确认；

3. 整理：档案管理员对移交的档案资料进行分类、编号、装订、编目；

4. 归档：将整理好的档案存入档案库房，录入档案管理系统，建立检索目录。

第四章档案保管与保护

第十一条库房管理

1. 档案库房应选择干燥、通风、避光的房间，配备档案柜、灭火器、除湿机、防虫药剂等设备；

2. 库房内保持清洁卫生，严禁存放易燃易爆、腐蚀性物品；

3. 档案管理员定期检查库房环境，做好温湿度记录，及时调整温湿度，确保档案保管条件符合要求；

4. 库房钥匙由档案管理员专人保管，严禁随意转借或丢失。

第十二条档案存放

1. 档案按类别、年度、保管期限分类存放，档案柜上标明档案类别、年度和存放范围，便于查找；

2. 纸质档案、声像档案、电子档案分开存放，电子档案需进行异地备份；

3. 珍贵档案、保密档案单独存放，采取特殊保护措施。

第十三条保护措施

1. 定期对档案进行检查，发现霉变、虫蛀、破损等情况，及时采取修复、防虫、防霉等措施；

2. 对声像档案和电子档案，定期进行复制、转存，防止载体老化或数据丢失；

3. 建立档案损坏、丢失应急预案，如发生档案损坏、丢失情况，立即报告堂管会，采取补救措施。

第十四条保管期限

档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年及以下）三种，具体划分标准如下:

1. 永久保管：本堂规章制度、重大决议、圣礼登记册、信徒名册、固定资产台账、房产资料、上级重要文件等；

2. 长期保管：教务活动资料、财务档案、人员档案、安全管理档案、公益慈善档案等；

3. 短期保管：日常工作中的临时性文件、通知、会议签到表等。

第五章档案利用与保密

第十五条利用范围

1. 本堂教职人员、工作人员、义工因工作需要，可查阅相关档案；

2. 信众因个人需要，可查阅本人的受洗记录、捐赠记录等相关档案；

3. 上级宗教事务部门、基督教“两会”及其他相关单位因工作需要，可查阅相关档案。

第十六条利用程序

1. 内部查阅：查阅人填写《档案查阅申请表》，经所在工作小组负责人批准后，方可查阅；

2. 信众查阅：信众持本人身份证明，填写《档案查阅申请表》，经教务事工小组负责人批准后，方可查阅本人相关档案；

3. 外部查阅：外部单位查阅档案，需持单位介绍信和查阅人身份证明，填写《档案查阅申请表》，经堂管会主任批准后，方可查阅。

第十七条利用要求

1. 查阅档案需在档案管理员指定的场所进行，不得带出档案库房；

2. 查阅档案时，不得涂改、勾画、撕毁档案资料，不得复制未获批准的档案内容；

3. 如需复制档案，需在《档案查阅申请表》中注明，经批准后由档案管理员负责复制；

4. 查阅完毕后，查阅人需将档案整理好，交档案管理员核对无误后，在《档案查阅登记簿》上签字确认。

第十八条保密规定

1. 档案管理员及查阅人员必须严格遵守保密纪律，不得泄露档案中的敏感信息，尤其是信众个人隐私、财务信息等；

2. 保密档案的查阅、复制需经堂管会主任特别批准，查阅人员需签订保密协议；

3. 严禁将保密档案内容传播给无关人员，不得在公共场合谈论保密档案信息。

第六章档案鉴定与销毁

第十九条鉴定小组

成立档案鉴定小组，由堂管会主任、行政后勤小组负责人、档案管理员及相关专项工作小组负责人组成，负责对档案的保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案进行审核。

第二十条鉴定程序

1. 档案管理员定期对已到保管期限的档案进行整理，列出《档案鉴定清单》；

2. 鉴定小组对《档案鉴定清单》中的档案进行逐一审核，确定档案是否继续保存或销毁；

3. 鉴定结果形成《档案鉴定报告》，经堂管会审议通过后执行。

第二十一条销毁程序

1. 对确定销毁的档案，档案管理员填写《档案销毁清单》，经鉴定小组审核、堂管会批准后，方可销毁；

2. 档案销毁需由2名以上专人负责监销，监销人员需在《档案销毁清单》上签字确认；

3. 电子档案的销毁需采取技术手段，确保数据彻底删除，无法恢复。

第七章监督与责任追究

第二十二条监督机制

1. 堂管会定期对档案管理工作进行检查，每半年开展一次专项检查，确保档案管理制度的有效执行；

2. 档案管理员定期向堂管会报告档案管理工作情况，及时反映存在的问题；

3. 全体人员有权对档案管理工作进行监督，发现违规行为可向堂管会举报。

第二十三条责任追究

1. 对未按规定收集、移交档案资料，导致档案缺失的，给予相关责任人批评教育、警告等处理；

2. 对损坏、涂改、伪造档案资料，或擅自销毁、泄露档案信息的，视情节轻重给予相关责任人警告、撤销职务、辞退等处理；

3. 因档案管理不善造成重大损失或不良影响的，追究相关负责人及直接责任人的责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关依法处理。

第八章附则

第二十四条制度修订

本制度的修订需经堂管会2/3以上成员表决通过，并报属地宗教事务部门及基督教“两会”备案后生效。

第二十五条电子档案管理

电子档案的管理除遵守本制度外，还应遵守国家关于电子档案管理的相关规定，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第二十六条解释权

本制度由长山基督教堂民主管理组织负责解释。

第二十七条生效日期